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【スケジュール管理が上手く出来ない方へ】やり方を工夫すれば、スケジュールはあなたの思い通りになる!

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こんにちは、ほんたくです。

 

みなさん、毎日自分の思った通りの一日を過ごせていますか?

 

前日、もしくはもっと前から、予定・やるべきことをスケジュール帳に書いたり、スマホのカレンダーに入力して通知が来るようにしたりするなど工夫をしていると思います。

 

でも、ちょっと待って下さい。そうやって立てたスケジュールは上手く回っていますでしょうか。

 

実は私はスケジュールを管理するのが、会社員時代から苦手というか、なんか自分でしっくりきていません。

 

ですが、最近少し管理の仕方を変えてみたところ、なんとなく納得感のある一日を過ごせるようになってきました。

 

今日は、私のようにちょっとスケジュール管理が苦手だという方へ、「こうすればもしかしたら気持ち良くスケジュールを管理できるかも」ということを書いていきたいと思います。

 

 

 

1.事前にスケジュールを決めていても、もやもやする

 

スケジュール管理について、よく多くの書籍や記事で目にするのは次のようなことです。

 

「事前にスケジュールを決めておきましょう」

「そうすれば次の日にスムーズに仕事や勉強に入れます」

「スキマ時間も有効に使えますよ」

 

いわゆる「デキる人」はこのアドバイスだけでも自分で工夫して出来ちゃいそうです。

 

参考サイトを載せておきます。

president.jp

 

でも、私の場合はどうも事前にスケジュールを入れても上手くいきません。

 

何が上手くいかないかというと、「重要度と緊急度」を上手く振り分けられないのです。

 

これは、私のレベルの低さもあるかと思いますが、例えば次の日のスケジュールを入れておいたとしても、急に上司に仕事を頼まれたりすると、ざっと予定を見直して、特に重要な予定でなければ、それをズラして、依頼された仕事を引き受けたりしていました。

 

「緊急度を見分けられているから、問題ないのでは?」

 

そう思われる方もいるかもしれませんが、それによってズラした仕事が出てきてしまうことは間違いなく、また、上司から依頼された仕事と比較して「緊急でなかった」というだけで、重要であることは変わりなかったりします。

 

これがどうも自分としては、「あー、また明日に繰り越したかー」となって、もやもやする訳です。

 

仕事に終わりがないのは、間違いないのですが、このもやもやが続くのは嫌だなと思っていたし、なんか「スケジュールが管理できていない」感じがしていました。

 

2.「予定」の内容を精査してスケジュールを振り分ける

 

実は最近気づいたのは、「事前にスケジュールを入れる」といっても、その予定の性質毎に「入れ方」を考えなければいけないのではないか、ということです。

 

例えば、「Aプロジェクト納品」とか「数学のテスト」など、長期に渡るもの、かつ終了日が決まっているものは事前にスケジュールをしやすいので、スケジュールに記入します。

 

一方、例えば「書類回収」とか「ギターの練習」など、単発で終わるものに関しては事前にスケジュールを入れるのではなく、「タスクやTodo」としてリスト化しておき、そこで重要度や緊急度、などで書き並べておきます。

 

そして、当日の例えば昼休憩中に「今日は夕方が空白だから、ここにAタスクを入れるか」という感じで入れていくと、その日の終わりには「今日は上手くスケジュール管理出来たぜ!」という気分になります。

 

とにかく、「単発の予定」が再スケジュールになるリスクを減らすことがポイントです。

 

つまり、これでどうなるかというと、

 

・単発予定を入れてから、実際に実行する時間までのタイムラグが短いため、緊急の予定が入るリスクが小さくなる

 

・例えばある日の午前中に緊急の依頼を午後にやるように言われたとしても、そもそも単発の予定は組み込んでいないので、「ズラす」ことをしなくてよい。

⇒もやもやしない。

 

・スキマ時間も有効に使える(タスクやTodoを並べたら、それぞれの所要時間も書いておくと、スキマに入れやすい)

 

3.まとめ

いかがでしたでしょうか。

 

ちょっと精神論な感じもしますが、こういったちょっとしたことがメンタルに影響してくると思いますので、ちゃんと「スケジュール管理出来ている!」と思えるやり方をすることも重要かと思います。

 

事前にスケジュールを入れて管理しているけど、いまいちしっくりきていないという方は是非一度試してみてくださいね。